Cómo cambiar de contador en Chile

Muchas empresas aguantan años con un contador que ya no les sirve. No por lealtad: por la sospecha de que cambiarse es un lío, que hay que avisarle al SII, que algo se va a caer en el camino.

No hay ningún trámite que hacer. La relación con el Servicio de Impuestos Internos es de tu empresa, no de tu contador: ante el SII el responsable siempre fuiste tú. No existe un registro de contadores que haya que actualizar ni una autorización que pedir. Lo que sí puede complicarse es recuperar tu información, y eso depende casi por completo de una cosa: el orden en que hagas las cosas.

Lo que tienes que pedirle a tu contador actual

La lista es más corta de lo que la gente cree, y esa es la buena noticia. Casi todo lo que te preocupa perder ya está en el SII, y de ahí se saca con tu autorización. Lo que hay que pedir de verdad es otra cosa, y depende de qué contabilidad lleva tu empresa.

Falta lo laboral, si tienes trabajadores: contratos, anexos y finiquitos, las liquidaciones de sueldo, el libro de remuneraciones y los comprobantes de pago de cotizaciones. Un finiquito que nadie encuentra dos años después es un problema caro.

Y los accesos que administraba él y que son de tu empresa: Previred, la Dirección del Trabajo, Tesorería, y la mutualidad y la caja de compensación. La clave del SII es un caso aparte y tiene su propia sección más abajo.

Primero miras, después avisas

El orden importa más de lo que parece, y es donde se equivoca casi todo el mundo. Lo habitual es avisar que uno se va y recién entonces descubrir lo que había: un F29 sin declarar, una declaración jurada que nunca se presentó, una multa corriendo. En ese punto ya no tienes con quién conversarlo, y la persona que podría explicarte qué pasó acaba de dejar de trabajar para ti.

La objeción razonable es «yo no sé revisar, para eso tengo contador». Cierto en parte: leer la contabilidad requiere oficio. Pero detectar que hay un problema no, y eso lo puedes hacer tú, entrando al SII con la clave de tu empresa. Hay tres cosas que se miran sin saber nada de contabilidad:

• Tu situación tributaria. Si tu empresa tiene observaciones o anotaciones pendientes, aparecen ahí. Es lo primero que mira cualquier contador nuevo, y lo puedes ver tú antes.
• Las declaraciones mensuales presentadas. Que no falte ningún mes. Un F29 sin presentar se ve de inmediato, sin interpretar nada.
• Las declaraciones juradas. Que estén todas las del año que correspondía presentar.

Con eso sabes si hay un problema. Lo que no sabes todavía es de qué tamaño: si los montos declarados calzan con lo que realmente vendiste, si tu registro de rentas empresariales está bien armado, o si conviene rectificar antes de moverte. Esa lectura es la que hacemos nosotros, y va en la primera reunión, que no tiene costo. Pero la primera mirada dala tú: llegar sabiendo que algo no cuadra cambia toda la conversación.

Qué hacer con la clave del SII

Es el miedo más razonable de todos y casi nadie en el rubro lo explica bien. Empecemos por lo único que no se discute: la clave tributaria es tuya, no de quien lleva tu contabilidad.

Hay dos formas de que un contador trabaje con tu empresa. La primera es que le entregues el RUT y la clave, que es como funciona la mayoría de las oficinas. La segunda es el Mandatario Digital del SII: tú autorizas desde tu propia cuenta, el contador entra con su propio RUT y su clave, y accede solo a lo que se necesita para el trámite autorizado. La autorización dura lo que tú definas y la puedes revocar cuando quieras.

Ninguna de las dos es incorrecta, y a la hora de trabajar no cambian el resultado. Lo que sí importa, trabajes como trabajes, son tres cosas: que tú tengas tu clave —si hoy la tiene solo tu contador y tú no, eso hay que arreglarlo de inmediato—, que sepas para qué se usa, y que puedas cambiarla el día que decidas cambiar de contador.

El orden que evita problemas

1. 1

   Revisas tu situación en el SII

2. 2

   Pides la información por escrito

3. 3

   Recibes, revisas y ordenas

4. 4

   El contador nuevo toma el mes en curso

Cuándo conviene hacerlo

Casi siempre, ahora. No existe ninguna traba legal para cambiar de contador en el mes que quieras, y esperar rara vez mejora las cosas: si algo se está haciendo mal, cada mes que pasa es un mes más que después hay que revisar o rectificar.

La única excepción es abril. En plena Operación Renta el contador saliente está en su mes más cargado y la información se demora en llegar. Si estás en abril y no hay urgencia, conviene esperar a mayo.

Y si lo que te frena es el cierre del año, no hace falta esperarlo: el traspaso a mitad de ejercicio es lo normal, y la declaración de renta la presenta quien te lleve la contabilidad en ese momento, con la información del año completo.